Šią dalį galima atiduoti sistemai beveik visą. Ne todėl, kad DI „viską padaro pats“, o todėl, kad būtent nuskaitymas ir sutikrinimas yra mechaninis darbas, kuriame mašina klysta rečiau nei pavargęs žmogus.
Ką automatizuojame
- Faktūrų nuskaitymą — tiekėjo, datos, sumų, PVM, prekių eilučių
- Suvedimą į apskaitos formatą — tokį, kokį priima jūsų programa
- Banko išrašų sutikrinimą — kuris mokėjimas kurią sąskaitą atitinka
- Ataskaitų ruošimą, įskaitant i.SAF XML pateikimui
- Dublikatų ir neatitikimų žymėjimą, kad juos pamatytumėte iškart
Pavyzdys iš praktikos
Turime veikiančią pirkimų registro sistemą, kurioje faktūra įkeliama arba atkeliauja el. paštu, DI nuskaito duomenis, sistema sutikrina su banko išrašu ir paruošia tai, ko reikia deklaravimui — Excel suvestinę arba i.SAF XML.
Kitam klientui darėme siauresnį dalyką: tiekėjų PDF suvedimą į vienodą aštuoniolikos stulpelių lentelę. Kiekvienas tiekėjas savo failą sudėlioja savaip, todėl sistema turi tiekėjų žinyną ir žino, ko kur ieškoti.
Kodėl DI, o ne šablonai
Šabloninis nuskaitymas veikia tol, kol tiekėjas nepakeičia savo sąskaitos išvaizdos. Tada šablonas lūžta ir kažkas turi jį perdaryti. Modelis, kuris skaito turinį, o ne koordinates, tokius pakeitimus ištveria — ir todėl sistema gyvena ilgiau be priežiūros.
Sąžiningai: šimtaprocentinio tikslumo nepažadame niekas. Todėl sistemą darome taip, kad neaiškūs atvejai būtų pažymėti ir patikrinti, o ne tyliai patektų į apskaitą.
Kaip pradedame
Pirmiausia pažiūrime, kiek dokumentų per mėnesį pereina jūsų rankas ir kur tiksliai užstringa. Tada padarome bandymą su jūsų faktūromis ir parodome, ką sistema nuskaitė teisingai, o ką ne.
Ką reikia paruošti iš savo pusės
Mažiau, nei atrodo. Reikia kelių dešimčių tipinių faktūrų, informacijos, kokį formatą priima jūsų apskaitos programa, ir vieno žmogaus, kuris atsakytų į klausimus apie tvarką — pavyzdžiui, kaip pas jus žymimi avansai ar kaip elgiamasi su kelių valiutų sąskaitomis.
Tokie niuansai ir nulemia, ar sistema realiai sutaupys laiko, ar tik perkels darbą į kitą vietą.
Duomenų saugumas
Finansiniai dokumentai yra jautrūs, todėl sistemą sudarome taip, kad prieigą turėtų tik tie žmonės, kuriems jos reikia, o kiekvienas pakeitimas liktų istorijoje. Apdorojimui naudojame oficialias sąsajas, kurios jūsų duomenų nenaudoja modelių mokymui.
Dažni klausimai
Ar reikės keisti apskaitos programą? Ne. Sistema prisitaiko prie to, ką naudojate — jos darbas yra paruošti duomenis tokiu formatu, kokį jūsų programa priima.
Kas atsitinka, jei DI nuskaito neteisingai? Neatitikimai ir neaiškūs atvejai pažymimi peržiūrai, o ne tyliai patenka į apskaitą. Buhalteris patikrina tik juos.
Ar apsimoka, jei faktūrų nedaug? Jei per mėnesį jų keliasdešimt, greičiausiai neapsimoka, ir taip pasakysime. Nuo poros šimtų per mėnesį skaičiai jau pasikeičia.